Analyse der Vorteile und Nachteile eines Software-Update

Manchmal fällt es selbst einem Administrator schwer, sich für oder gegen ein aktuelles Update einer CAD Software-Version zu entscheiden. Nur auf sein Bauchgefühl zu hören ist oftmals nicht die beste Alternative.

Damit es der Administrator zukünftig noch einfacher hat eine Update-Entscheidung zu treffen, kann er mit dieser Anleitung eine objektive Bewertung durchführen und anschließend eine fundierte Entscheidung treffen.

Analyse der Vorteile und Nachteile eines Software-Update
Analyse der Vorteile und Nachteile eines Software-Update

Integration in die vorhandene Infrastruktur

Die Systeminfrastruktur in einem Unternehmen besteht aus vielen oftmals miteinander integrierten Lösungen, beispielsweise ERP-, PLM-, Backup-System oder ein Intranet. Jedes Unternehmen besitzt eine gewachsene Softwareumgebung, in die sich die neue Software-Version einfügen muss. Wer also mit dem neuen Update effektiv arbeiten möchte, sollte unbedingt überprüfen, wie gut die neue Version zur Infrastruktur des Unternehmens passt.

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Die Testphase

Zunächst einmal sollten Administratoren das Software-Update einer Reihe von grundlegenden Tests unterziehen. Wenn das Unternehmen einen Softwarewartungsvertrag hat, erhält es das Update natürlich automatisch. Wenn das nicht der Fall ist, sollten die folgenden alternativen Möglichkeiten, die neue Version kostengünstig zu testen, in Betracht gezogen werden:

  • Nutzung einer Testversion
  • Beteiligung an Beta-Test-Programmen
  • Anfragen beim Software-Anbieter nach einer zeitbegrenzten Mietlizenz

Der Bewertungsprozess

Um die Testphase richtig bewerten zu können, sollte der Administrator einige wichtige Punkte in sein Testprotokoll aufnehmen:

  • Nur eigene Daten verwenden
    Denn nur mit echten Projektdaten kann die neue Version richtig beurteilt werden.
  • Änderungen in der neuen Version beachten
    Elemente wie Menüleiste oder Symbolleisten können sich ändern, jedoch langfristig einen enormen Produktivitätszuwachs mit sich bringen.
  • Neue Funktionen entdecken und diese beurteilen
    Genaues Betrachten der neuen Funktionen. Manchmal findet man eine neue Funktion, die perfekt auf die eigenen Bedürfnisse passt.
  • Eine zweite und dritte Meinung einholen
    Es ist sinnvoll, dass mehrere Anwender unabhängig voneinander ihre eigenen Erfahrungen machen und ihre Eindrücke anschließend dem Administrator mitteilen.
  • Dokumentieren der Ergebnisse
    Erstellen eines Protokolls der Bewertungen. Dieses dient später zur Grundlage des Update-Entscheidungsprozesses.

Vorteile auf Wunsch

Von einem neuen Update darf man später einige Vorteile erwarten, angefangen bei einer höheren Produktivität durch optimierte Konstruktionsprozesse. So können die Mitarbeiter in kürzerer Zeit mehr erreichen. Darüber hinaus reduzieren automatisierte Anwendungen die Personalkosten und erhöhen die Kapazität. Präzisere Konstruktionen führen zu einer verbesserten finanziellen Leistungsfähigkeit durch Reduzierung von Produktionsfehlern.
Die Wartungskosten können durch die Stilllegung veralteter Programme gesenkt werden. Andere Kosten können durch die Schaffung einheitlicher Prozesse durch Automatisierung vollständig vermieden werden.

Die richtige Entscheidung für ein Software-Update treffen
Die richtige Entscheidung für ein Software-Update treffen

Die Zahlen für sich sprechen lassen

Die Frage nach der Wirtschaftlichkeit und dem tatsächlichen Nutzen eines Software-Updates treibt die Administratoren der Unternehmen um, die ihr Geld schließlich nutzbringend investiert wissen wollen. Zunehmend werden Entscheidungen auf der Grundlage einer bekannten Maßnahme getroffen, die als solche bezeichnet wird: Dem Return on Investment (ROI). Mit anderen Worten, das Verhältnis von eingesetztem Kapital zu dem für das Unternehmen erwirtschafteten Gewinn. Dabei spielen unterschiedlichste Faktoren inhaltlicher, technologischer und logistischer Art eine Rolle.

Einfache Schritte um den ROI zu berechnen

Gehen wir davon aus, dass das Bewertungsprotokoll positiv ausgefallen ist. Dann muss von dieser Entscheidung die Geschäftsführung überzeugt werden. Und das geht am besten, wenn die Zahlen für sich sprechen. Denn die finanziellen Auswirkungen einer Software-Implementierung lassen sich berechnen:

Software-Kosten
Wenn Sie Ihre Software innerhalb eines Wartungsvertrages automatisch erhalten, ist diese Zahl gleich Null. Ansonsten führen Sie die Software-Anschaffungskosten auf.

Installationskosten
Diese lassen sich berechnen aus der Summe der benötigten Zeit von CAD-Management und IT, die das Software-Update installieren.

Kosten der Schulungsorganisation
Das sind die Stunden, die ein Mitarbeiter benötigt, um eine Software-Schulung zu organisieren, wie z.B. Dokumente vorbereiten, Räumlichkeiten reservieren, externe Trainer anmieten.

Schulungskosten
Hier werden die Kosten für die tatsächliche Zeit, die die Anwender in der Schulung verbringen, berechnet.

Einsparungen
Eine Messung des Erfolgs wie viel Effizienz die Nutzer gewinnen nachdem sie geschult wurden, erfolgt anhand einer Prognose. Diese Berechnung der Einsparung ist sehr wichtig. Denn diese Zahl gleicht die bei der Implementierung entstandenen Kosten für die Software, die Installation und die Schulung später aus.

Wo ist der Return on Investment?

Soll im Vorfeld die Rentabilität eines Software-Updates ermittelt werden, empfiehlt sich ergänzend eine Return on Investment (ROI) Analyse. Die damit gewonnenen Zahlen dienen oft dazu, die Unternehmensleitung von dem Sinn des geplanten Projekts zu überzeugen – die Finanzabteilung im Unternehmen eingeschlossen. Den Return on Investment (ROI) bestimmen Sie aus den oben gesammelten Daten.

Nur ein Blick auf die obigen Faktoren zeigt, dass das wichtigste Kriterium die Einsparungen sind! Wenn im ersten Jahr die Einsparungen tatsächlich größer sind als die kombinierten Kosten, so wird die Rendite höher als 100% ausfallen. Daher amortisieren sich Ihre Investitionen in das Software-Update in weniger als einem Jahr. Da die meisten Software-Updates zwischen einem und zwei Jahren im Einsatz sind, müssen Sie einen ROI von mindestens 50% erreichen, um ein Software-Update sicher durchführen zu können.

Die Entscheidung: Go oder No Go

Ausgestattet mit soliden Fakten und einem berechneten ROI ist es nun an der Zeit, das Management und die Finanzabteilung davon zu überzeugen, fortzufahren. Die Erfahrung hat gezeigt, dass dies der einzige effektive Weg ist, um die Genehmigung zur Finanzierung von Software-Updates zu erhalten. Administratoren können ihre Chancen auf eine Go-Entscheidung deutlich erhöhen, indem sie ihre Argumente auf der Grundlage einer detaillierten Analyse, des erwarteten Nutzens und des ROI und nicht auf Grundlage von Emotionen oder Bauchgefühl stützen.

Intelligente Update-Entscheidungen zu treffen ist zu gleichen Teilen Software-Analyse, Benutzertest und Kostenkalkulation. Mit diesen Faktoren in der Tasche kann ein Administrator ganz entspannt die richtigen Entscheidungen treffen.